İdareler ve KİK’e Şikayet/İtiraz Başvurularında Sık Yapılan Hatalar (4): Belge Eksikliğinden Ret

Bu yazı dizimizin son makalesi ise şikayet/itiraz başvurularının idareler/KİK tarafından belge eksikliğinden dolayı reddedilmesi üzerine. Başvurulara eklenecek belgeler ile ilgili esas düzenleme 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 54'üncü maddesinde yapılmış. Mezku Kanun maddesinin dördüncü ve altıncı fıkralarında şu düzenlemeler var:

"Şikayet dilekçelerine, başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgeler ile imza sirkülerinin aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneğinin eklenmesi zorunludur. Aday veya isteklinin başvuru belgeleri veya teklif zarfı içerisinde bu belgelerinin bulunması durumunda, dilekçe ekinde söz konusu belgeler aranmaz.

...

İtirazen şikayet dilekçelerine, başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgeler ile imza sirkülerinin aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneklerinin, varsa şikayete idarece verilen cevabın bir örneği ile başvuru bedeli ve teminatının Kurum hesaplarına yatırıldığına dair belgenin eklenmesi zorunludur."

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 8'inci maddesinde KİK'e başvurularda eklenmesi gereken belgeler arasına idareye verilen şikayet dilekçesinin bir örneği de eklendi.

Başvuruda bulunmaya yetkili olunduğunu gösteren belgeler ise KİK'in ana sayfasında yer alan şikayet dilekçesi örneği ile itiraz dilekçesi örneğinin alt kısmında şu şekilde belirtiliyor:

"TEMSİLE YETKİLİ OLUNDUĞUNA DAİR BELGELER 

a) Başvuranın gerçek kişi olması durumunda: 

1- Bizzat başvurması halinde temsile ilişkin herhangi bir belge istenilmeyecektir. 

2- Avukat olmayan temsilcisi aracılığı ile başvurmaları halinde: Şikayet başvurusunda bulunmaya yetkili olduğunu gösteren vekaletnamenin aslı veya noter tasdikli sureti ile vekilin imza beyannamesi/ sirküsü 

3- Avukat aracılığı ile başvurmaları halinde: Şikayet başvurusunda bulunmaya yetkili olduğunu gösteren baro pulu yapıştırılmış vekaletnamenin aslı veya avukat ya da noter tarafından onaylı sureti

b) Başvuranın tüzel kişi olması durumunda: 

1- Aday/istekli/istekli olabileceklerin bizzat başvurması halinde: Tüzel kişiliği temsile yetkili olduğunu gösterir belgelerin aslı veya noter onaylı suretleri ile bu kişi ya da kişilerin noter onaylı imza sirküsü 

2- Avukat olmayan temsilcisi aracılığı ile başvurmaları halinde: İtirazen şikayet başvurusunda bulunmaya yetkili olduğunu gösterir noter onaylı vekaletname ile vekilin imza beyannamesi

3- Avukat aracılığı ile başvurmaları halinde: Şikayet başvurusunda bulunmaya yetkili olduğunu gösteren baro pulu yapıştırılmış vekaletnamenin aslı veya avukat ya da noter tarafından onaylı sureti"

Aday veya isteklinin ön yeterliğe başvuru belgeleri veya teklif zarfı içerisinde bu belgelerin (imza sirküleri, vekaletname vs.) bulunması durumunda, dilekçe ekinde söz konusu belgeler aranmıyor. İdareye yapılacak şikayet başvurusu eğer ilana/ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik ise, şikayet dilekçesi ekine ihale konusu alanda faaliyet gösterildiğine ilişkin belge (oda faaliyet belgesi, ticaret sicil gazetesi sureti) eklenmesi gerekiyor.

KİK'e yapılan itirazlarda dilekçeye eklenecek diğer belgeler de şu şekilde sıralanabilir:

- İdareye verilen şikayet dilekçesinin bir örneği,

- Varsa idarece şikayet üzerine verilen kararın bir örneği (malum idareler 10 günlük süre içerisinde cevap vermeyip zımnen reddedebiliyorlar)

- Başvuru bedelinin KİK hesaplarına yatırıldığına dair banka dekontu

-Şikayet/İtiraz konusu ile ilgili varsa diğer bilgi ve belgeler (dilekçede yer alan iddiaları kuvvetlendirmek için gerekli bilgi ve belgeler)

-Başvuru sahibi ortak girişim ise ortak girişim beyannamesinin veya sözleşmesinin, özel ortak tarafından yapılan başvurularda ayrıca özel ortağa temsil yetkisi verildiğine ilişkin belge.

- İlana ve ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik başvurularda, şikayet dilekçesi ekine ihale konusu alanda faaliyet gösterildiğine ilişkin belge

Eğer bu belgelerden birisi eksik ise ve başvuru süresi içerisinde bu eksiklikler tamamlanmazsa bu durumda şikayet/itiraz başvurusu usule aykırılıktan reddediliyor. Bu konuyla ilgili mezkur Kanunun 54'üncü maddesinin on birinci fıkrasında "Başvurunun süre, usul ve şekil kurallarına uygun olmaması, usulüne uygun olarak sözleşme imzalanmış olması veya şikayete konu işlemlerde hukuka aykırılığın tespit edilememesi veya itirazen şikayet başvurusuna konu hususun Kurumun görev alanında bulunmaması hallerinde başvurunun reddine karar verilir." hükmü var. Ayrıca İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 17'nci maddesinde ön inceleme konularından olan başvuru dilekçesine eklenecek belgeler yönüyle bir eksikliğin olması ve bunun süresinde tamamlanmaması durumunda KİK tarafından başvurunun reddine karar verileceği hükmü yer alıyor. 

Esasen bu belge eksikliklerinden başvurunun reddi mahkemelerde diğer ret gerekçeleri kadar KİK kararının iptali sonucunu doğurmuyor. Zira, başvurulara eklenecek belgelerin neredeyse tamamı Kanunla belirlenmiş olan belgeler. Yoruma çok açık değil. Yönetmelikte sadece KİK'e başvurularda eklenmesi zorunlu belge olarak Kanunda belirtilenlere ilaveten idareye verilen şikayet dilekçesinin bir örneği isteniyor o da 25 Ocak 2017 değişiklikleriyle getirildi. Örnek KİK ve mahkeme kararlarını bakalım:

KİK'in 19.04.2017 tarihli ve 2017-UH.IV-1092 sayılı kararı:

"Yapılan inceleme sonucunda, başvuru sahibi tarafından idareye sunulan şikâyet dilekçesinin bir örneğinin itirazen şikayet dilekçesine eklenmediği ayrıca 4734 sayılı Kanunun 53 üncü maddesi (j) bendinin (2) numaralı alt bendi uyarınca şikâyette bulunanlarca yatırılması zorunlu olan başvuru bedelinin Kurum hesaplarına yatırılmadığı, söz konusu eksikliklerin başvuru sahibi tarafından giderilebilmesi için “www.ihale.gov.tr” internet adresi üzerinden ilan edildiği, ancak İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 16’ncı maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca on günlük itirazen şikâyet süresi içinde giderilmediği anlaşılmıştır.

Bu itibarla, 4734 sayılı Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi ile İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 17’nci maddesinin birinci fıkrası gereğince başvurunun şekil yönünden reddi gerekmektedir."

KİK'in 19.04.2017 tarihli ve 2017-UM.IV-1091 sayılı kararı:

"Yapılan inceleme sonucunda, başvuru sahibi tarafından idareye sunulan şikâyet dilekçesinin bir örneği ile başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgeler ile imza sirkülerinin aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneklerinin eklenmediği (fotokopilerinin eklendiği), söz konusu eksikliklerin başvuru sahibi tarafından giderilebilmesi için “www.ihale.gov.tr” internet adresi üzerinden ilan edildiği, ancak İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 16’ncı maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca on günlük itirazen şikâyet süresi içinde giderilmediği anlaşılmıştır.

Bu itibarla, 4734 sayılı Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi ile İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 17’nci maddesinin birinci fıkrası gereğince başvurunun şekil yönünden reddi gerekmektedir."

Danıştay 13. Dairesi'nin 20.10.2016 tarihli ve E:2016/2006, K:2016/3371 sayılı kararı:

"Davacı tarafından 14.08.2015 tarihinde davalı Kuruma itirazen şikayet başvurusunda bulunulduğu, ancak başvuru dilekçesine ortak girişim beyannamesi veya sözleşmesinin eklenmediği, bu haliyle yapılan başvurunun şekil yönünden eksik bir başvuru olduğu anlaşılmaktadır. Bununla birlikte, davalı idarenin İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in 11.maddesinin yedinci fıkrasında yer alan hükme göre, davacıların başvurusundaki söz konusu şekil eksikliğini Kurum’un internet sayfasında ilan etme yükümlülüğü bulunmakta iken, anılan eksikliği Kurum’un internet sayfasında ilan etmeden, 4734 sayılı Kanun’un 54. maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince başvurunun şekil yönünden reddine ilişkin dava konusu işlemi hukuka aykırı olduğundan, bu kısma yönelik olarak davanın reddi yolundaki İdare Mahkemesi kararında hukuki isabet bulunmamaktadır. Açıklanan nedenlerle; 2577 sayılı İdari Yargılama Usulü Kanunu'nun 49. maddesi uyarınca temyize konu Ankara 14. İdare Mahkemesinin 18.03.2016 tarih ve E:2015/2440, K:2016/886 sayılı kararının; dava konusu işlemin, davacı tarafından yapılan itirazen şikayet başvurusunun süre yönünden reddine ilişkin kısmının iptali yolundaki kısmının onanmasına, davacı şirketin temyiz isteminin kabulüyle davanın reddine ilişkin kısmının bozulmasına, dava konusu işlemin, davacı şirket tarafından yapılan itirazen şikayet başvurusunun şekil yönünden reddine ilişkin kısmının iptaline"

Yukarıdaki Danıştay 13. Dairesi'nin emsal kararında önemli bir belirleme var. Eğer itiraz başvurusu KİK tarafından belge eksikliğinden dolayı reddedilmişse, ve başvuru sahibi 10 günlük itiraz süresi içerisinde gidermek üzere KİK'in web sayfası (https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Vatandas/SikayetSorgu.aspx) üzerinden bilgilendirilmedi ise şekil yönünden ret kararı hukuka aykırı bulunuyor. Bu nedenle KİK'e itiraz eden gerçek ve tüzel kişiler belge eksiklikleri ile ilgili KİK tarafından bilgilendirilmeden başvuruları reddedilirse idari yargıya başvurmalılar.

Ümit ALSAÇ

Kamu İhale, Kamu İhale Sözleşmeleri ve EKAP Danışmanı

(E) Kamu İhale Kurumu/Kamu İhale Uzmanı

Ücreti mukabili eğitim ve danışmanlık talepleri için:

E-posta: ualsac@gmail.com