Aşırı Düşük Teklif Sorgulamasında İdareler Tarafından Sık Yapılan Hatalar (Yapım İşleri-1)

Yapım işlerinde aşırı düşük teklif sorgulamasına ilişkin olarak gerek yaklaşık maliyet hesabı/ihale dokümanı hazırlama aşamasında gerekse de teklif değerlendirme şamasında bir takım hatalar yapılıyor. Bu hatalar kimi zaman ihale iptali kimi zaman da düzeltici işlem tesisi gibi sonuçlar doğuruyor. Şimdi bu hatalara örnek kararlar eşliğinde irdeleyelim.

-                     Analiz formatının hazırlanmaması ve ihale dokümanı kapsamında verilmemesi:

Böyle bir hata yapılması durumunda genel olarak düzeltici işlem tesisi yoluna gidiliyor. İdarenin aşırı düşük teklif sorgulama yazısı ekinde analiz formatını isteklilere göndermesi gerekiyor.

08.03.2017 tarihli ve 2017/UY.III-757 sayılı KİK kararı:

“İdarece her ne kadar ihale dokümanı kapsamında istekli olabileceklere yukarıda belirtilen iş kalemlerine ilişkin detaylı analiz formatlarının verilmediği görülse de anılan iş kalemlerine ait birim fiyat tariflerine yer verildiği görülmüş ve istekli olabilecekler tarafından bu iş kalemlerine ait birim fiyat tarifleri dikkate alınarak teklif birim fiyatlarının oluşturulabilmelerinin mümkün olduğu anlaşılmaktadır. İdarece tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında sınır değerin altında teklif verildiğinin tespiti durumunda bu iş kalemlerine ait detaylı analiz formatlarının aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sınır değerin altında teklif sunan isteklilere verilebileceği ve bu isteklilerin de açıklamalarını bu analiz formatına göre yapabilecekleri anlaşılmış olup, başvuru sahibinin bu yöndeki iddiası yerinde görülmemiştir.” Bu karardaki olayda, analiz formatının ihale dokümanı kapsamında verilmemesi esasa etkili bir aykırılık sayılmamış, ve teklif değerlendirme aşamasında sorgulama yazısı ekine konularak telafi edilebileceği öngörülmüştür.

11.01.2017 tarihli ve 2017/UY.III-115 sayılı KİK kararı:

“Bu çerçevede, “32Lİ.İNŞ.09, 32Lİ.İNŞ.11, 32Lİ.İNŞ.12, 32Lİ.İNŞ.25, 32Lİ.İNŞ.27, 32Lİ.İNŞ.30, ve BP.ÖBFA.01” pozları için idarece herhangi bir analiz hazırlanmadığı görüldüğünden, söz konusu imalatlar için analiz girdi ve miktarlarının gösterildiği analizlerin idarece hazırlanması,…, analiz hazırlanan özel pozlara ait analiz girdilerinin ve miktarlarının gösterildiği analizlere de yer verilmek suretiyle, yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.” Bu karardaki olayda da, özel pozlar için isteklilerin açıklamalarında kullanabileceği analiz formatının teklif değerlendirme aşamasında hazırlandıktan sonra sorgulama yazısı ekine konularak telafi edilebileceği öngörülmüştür.

Ankara 12. İdare Mahkemesinin 12.01.2017 tarihli ve E:2016/5039, K:2017/75 sayılı kararı:

“ihale konusu yapım işinin kapsamında yer alan ve birim fiyat teklif alınan tüm iş kalemlerinin paçal ve/veya özel iş kalemi niteliğinde olduğu; isteklilerce satın alınan ihale dokümanı kapsamında, yapım işi kapsamında bulunan tüm iş kalemlerine ilişkin 1 adet örnek analiz formatında girdi miktarlarının belirtilmediği, sadece analiz girdi cinslerinin (malzeme, işçilik, makine ekipman, diğerleri (nakliye) şeklinde belirtildiği tespitlerine yer verildiği görülmektedir. Bu durumda; Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45.1.4. maddesinin son fıkrası uyarınca özel ve paçal iş kalemlerinin, analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatlarının, ihale dokümanı kapsamında istekli olabileceklere verilmesi gerektiğinden ve davacı şirketin istekli olabilecek nitelikte bulunduğu uyuşmazlık konusu ihalede söz konusu analiz formatlarının istekli olabileceklere verilmediği anlaşıldığından, davacı şirketin itirazen şikâyet başvurusunun reddine ilişkin dava konusu Kurul kararında hukuka uyarlık görülmemiştir.” Bu mahkeme kararındaki olayda ise özel ve paçal iş kalemlerine ilişkin analiz formatının ihale dokümanında verilmemesinden dolayı mahkeme kararıyla ihale iptal ediliyor. KİK itirazı reddetse bile mahkeme kararıyla böyle bir durumla karşılaşmamak için, nalzi formatlarının KİGT hükümlerine uygun olarak hazırlanarak ihale dokümanı ekinde istekli olabileceklere verilmesi önemli.

-                     Sıralı iş kalemleri/grupları listesi ve/veya sıralı analiz girdileri tablosunun hazırlanmamış olması:

24.06.2015 tarihli ve 2015/UY.III-1763 sayılı KİK kararı:

“sıralı iş kalemleri/grupları listesi ile sıralı analiz girdileri tablosunun hazırlanmadığı, ihale dokümanında aşırı düşük teklif açıklamasında kullanılmak üzere analiz formatına yer verilmediği, sadece yaklaşık maliyetin %80’ini oluşturan kalemlerin belirlendiği, aşırı düşük teklif sorgulama yazısında açıklama istenilecek iş kalemleri belirtilmesine karşın, açıklama istenilecek ve istenilmeyecek analiz girdilerine ilişkin belirleme yapılmadığı görülmüştür. İdare tarafından belirlenen metraj ve miktarlarla, aşırı düşük teklif açıklaması yapan isteklinin açıklamasında belirttiği metraj ve miktarların karşılaştırılarak değerlendirmesinin yapılabilmesi için de yine sıralı analiz girdileri tablosunun hazırlanması gerekmektedir. Açıklama istenilen ve yukarıda belirtilen 6 adet iş kaleminin 5’inde Çevre ve Şehircilik Bakanlığı poz numaraları kullanıldığı için bu poz numaralarına uygun olarak analizlerin sunulabileceği düşünülse bile,  “Yüklenici tarafından temin edilen 0-70mm çapındaki Kırmataş dolgu malzemesi ile dolgu yapılması(yüklenmesi, inşaat sahasına nakliyesi, boşaltılması, serilmesi ve sıkıştırılması)” kaleminin idare tarafından özel poz olarak belirlendiği dikkate alındığında yukarıdaki Tebliğ açıklaması uyarınca sıralı analiz girdileri tablosu hazırlanmadan ve açıklama istenilecek analiz girdileri belirlenmeden mevzuata uygun bir şekilde aşırı düşük teklif açıklaması yapılamayacağı değerlendirilmiştir.” Bu karardaki olayda analiz formatı hazırlanmadığı gibi sıralı iş kalemleri/grupları listesi ve sıralı analiz girdileri tablosu da hazırlanmamış. Ayrıca, açıklama istenecek ve istenmeyecek analiz girdileri de belirlenmemiş. Bu nedenle düzeltici işlem tesis ediliyor ve tabi ihale süreci de uzuyor.

01.11.2012 tarihli ve 2012/UY.II-4154 sayılı KİK kararı:

“Bu çerçevede idarece Kamu İhale Genel Tebliği’nin 38.1’inci maddesine uygun olarak “sıralı iş kalemleri/grupları listesi”, “iş kalemlerine ait ayrıntılı analizler” ve bu analizler esas alınarak “sıralı analiz girdileri tablosu” hazırlanması ve Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45.1.2.3’üncü maddesine uygun olarak yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi gerektiği anlaşılmıştır. Sonuç olarak yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, idare tarafından “sıralı iş kalemleri/grupları listesi”, “iş kalemlerine ait ayrıntılı analizler” ve “sıralı analiz girdileri tablosu” hazırlanarak, Yis İnş. San. Tic. Ltd. Şti. ve Öz-Ka İnş. Tic. Ltd. Şti.nden yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.” Bu karardaki olayda da yine idare “sıralı iş kalemleri/grupları listesi”, “iş kalemlerine ait ayrıntılı analizler” ve bu analizler esas alınarak “sıralı analiz girdileri tablosu” hazırlamadığı için düzeltici işlem tesis ediliyor.

- “N” Sınır değer katsayısının yanlış belirlenmesi:

         Bir önceki makalemde de değindiğim gibi “N” sınır değer katsayısı işin niteliği ve idarenin durumuna göre belirleniyor ve buna ihale dokümanı ve ihale ilanında yer veriliyor. Daha sonra bu katsayı aşırı düşük teklif sorgulamasında sınır değer hesabında kullanılıyor. Bu katsayının yanlış belirlenmesi ihale sürecinde, ihale iptali de dahil olmak üzere,  bir takım sorunlara sebebiyet verecektir.

24.12.2014 tarihli ve 2014/UY.III-4116 sayılı KİK kararı:

“Diğer taraftan ihale dokümanında yer alan sınır değer katsayısı hakkında süresi içinde dokümana yönelik bir şikâyet başvurusu yapılmadığı, bununla birlikte, idarece yanlış katsayı (N=1,00) esas alınarak hesaplanan sınır değerin 1.073.828,96 TL, doğru katsayı (N=1,20) esas alınarak hesaplanan sınır değerin ise 894.857,46 TL olduğu, mevzuata aykırı ve yanlış belirlenen sınır değer esas alınarak yapılan hesaplamada 4 isteklinin teklif fiyatının bu değerin altında kaldığı için değerlendirme dışı bırakılmasına karar verildiği, N=1,20 katsayısı esas alınarak yapılan hesaplamada ise geçerli tekliflerin tamamının sınır değerin üzerinde çıktığı, bu durumda ihale üzerinde bırakılan ve ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli değişmekte olup sınır değer katsayısının yanlış belirlenmesinin esasa etkili olduğu anlaşılmaktadır. Sonuç olarak idarece ihalenin iptal edilme gerekçesi olan sınır değer katsayısının yanlış belirlenmesinin esasa etkili bir sonuç doğurduğu anlaşıldığından, ihalenin iptali gerekçesinin yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.” Bu karardaki olayda idare sınır değer katsayısını yanlış belirlediği gerekçesiyle ihaleyi iptal ediyor ve KİK bu gerekçeyle ihale iptalini yerinde buluyor.

08.08.2012 tarihli ve 2012/UY.II-3171 sayılı Kurul kararı

“Buna göre ihale dokümanında yer alan idare tarafından esas alınan sınır değer katsayısı mevzuata aykırı olmasına rağmen süresi içinde dokümana yönelik bir şikâyet başvurusu yapılmamıştır. Öte yandan idarece yanlış katsayı esas alınarak hesaplanan sınır değer 963.450,00 TL, doğru katsayı esas alınarak hesaplanan sınır değer ise 802.875,00 TL’dir. Bu durumda, sınır değerin mevzuata uygun şekilde hesaplanması sonucunda oluşan yeni sınır değerin altında 8 geçerli teklif kalmaktadır. İdarece sınır değerin yanlış hesaplanması sonucunda da anılan 8 istekli sınır değerin altında kalmış olduğundan ve bu istekliler tarafından aşırı düşük teklif açıklamasında bulunulmadığından, isteklilerin tekliflerinin reddedilmesi gerekmektedir. Öte yandan doğru sınır değerin üzerinde teklif veren isteklilerin tekliflerinin geçerli teklifler olduğu göz önüne alındığında, katsayının yanlış öngörülmesinin esasa etkili bir aykırılık doğurmadığı sonucuna varılmıştır. Sonuç olarak idarece ihalenin iptal edilme gerekçesi olan sınır değer katsayısının yanlış belirlenmesinin esasa etkili bir sonuç doğurmadığı anlaşıldığından, ihalenin iptalinin yerinde olmadığı ve ihalenin iptali kararının iptal edilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.” Bu karardaki olayda ise sınır değer katsayısının yanlış belirlenmiş olması esasa etkili bir aykırılık kabul edilmemiş ve bu gerekçeyle ihalenin idare tarafından iptal kararının iptaline karar verilmiş. Nasıl, yukarıdaki kararla çelişkili değil mi? Bir sonraki makalemizde aynı konuya devam edeceğim. 

Ümit ALSAÇ

Kamu İhale, Kamu İhale Sözleşmeleri ve EKAP Danışmanı

(E) Kamu İhale Kurumu/Kamu İhale Uzmanı

Ücreti mukabili eğitim ve danışmanlık talepleri için:

E-posta: ualsac@gmail.com