Aşırı Düşük Teklif Sorgulamasında İdareler Tarafından Yapılması Gerekenler (Yapım İşleri)

Bir önceki makalemden sonra, bu makalemde de yapım işi ihalelerinde idareler tarafından aşırı düşük teklif sorgulama aşamasında neler yapılması gerektiğini açıklayacağım. Bir sonraki makalemde de bu aşamada idarelerce sık yapılan hataların ne olduğunu örnek KİK ve mahkeme kararlarını vererek anlatacağım. Savunma aşamasında istekliler, değerlendirme aşamasında da idareler tarafından sık yapılan hataları ise başka makalelerde ele alacağım.

Yapım işi ihalelerinde aşırı düşük teklif sorgulamasında idareler tarafından yapılması gerekenleri iki aşamada açıklayabiliriz. Birinci aşama, yaklaşık maliyet tespiti ve ihale dokümanı hazırlama aşaması. İkinci aşama da tekliflerin değerlendirilmesi aşaması. Bunları ayrı ayrı irdeleyelim.

A)              Yaklaşık maliyet tespiti ve ihale dokümanı hazırlama aşaması

Aşırı düşük teklif sorgulama ve değerlendirme aşamasının sağlıklı işlemesi her şeyden önce yaklaşık maliyet tespitinin sağlıklı bir şekilde yapılmasına bağlı. Bu noktada idare tarafından yapılması gerekenler Kamu İhale Genel Tebliği’nin (KİGT) 38’inci maddesinde anlatılıyor. Adım adım yapılması gerekenler şu şekilde:

-         Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemleri/gruplarının yaklaşık maliyete oranı tespit edilir.

-         Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemleri/grupları tutarlarının büyükten küçüğe sıralandığı ve oranların kümülatif toplamının da gösterildiği “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” ile iş kalemleri/gruplarına ait ayrıntılı analizler ve analiz girdilerinin tutarları itibarıyla küçükten büyüğe sıralanmış halini gösteren “sıralı analiz girdileri tablosu” hazırlanır.

-         Sıralı iş kalemleri/grupları listesi oluşturulurken, iş kalemleri/grupları tutarlarının yaklaşık maliyete oranları, en yakın dört ondalık basamaklı sayıya getirilecek biçimde yuvarlanır.

-         İsteklilerin tekliflerinin aşırı düşük olarak tespit edilerek kendilerinden açıklama istenmesi durumunda, yapacakları açıklamada sunacakları analizlere ilişkin analiz formatları hazırlanır ve ihale dokümanına eklenir. Bu analiz formatlarına ilişkin örnekler KİGT ekinde (Ek-Y.2) yer almaktadır.

-         Bütün iş kalemleri/iş grupları için tek bir analiz formatı düzenlenebileceği gibi, iş kalemleri/iş gruplarının yapım şartlarına göre birden fazla analiz formatı da düzenlenebilir.

-         Kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış birim fiyatlar ile uyumlu olmayan iş kalemleri (özel iş kalemleri) ile idarelerce tasarlanan ve birden fazla iş kalemini ihtiva eden iş kalemleri (paçal iş kalemi) için bu iş kalemlerinde bulunan analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatları hazırlanır ve ihale dokümanı kapsamında verilir.

-         Sınır değer hesaplamasında kullanılacak ve sınır değer hesaplama formülünde bir bileşen olan “N” katsayısı belirlenir ve ihale dokümanı ile ilanda belirtilir. Bu katsayı “B-Üstyapı (Bina) İşleri”, “C-Sıhhi Tesisat ve Mekanik Tesisat İşleri”, “D-Elektrik İşleri”, “E-Elektronik ve İletişim İşleri” grubundaki yapım işleri ile bu işlerle ilgili tamamlama, onarım, sondaj, yıkma, güçlendirme ve montaj işlerinde (1,00), diğer yapım işlerinde (1,20)’dir.

-         Ancak Bakanlıklar tarafından farklı “N”katsayıları belirlenebilmekte olup, bunlar Resmi Gazete’de ilan edilmektedir. Bu noktada idareler kendilerinin durumu (bağlı olunan Bakanlık vs.) ve yapım işinin tipine göre uygun katsayıyı belirlemek durumundadırlar.

B)               Teklif değerlendirme aşaması

Bu aşamada yapılacak olan işler ise ihale komisyonu tarafından yürütülür. Bunlar KİGT’nin 45.1’inci maddesinde açıklanmaktadır. Bunları da şu şekilde sıralayabiliriz:

-         İdarece hazırlanan “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” kullanılarak yaklaşık maliyetin % 80’lik kısmına giren iş kalemleri/grupları belirlenir. Sıralı listeye göre, tutarlarının yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı % 80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile kümülatif toplama eklendiğinde % 80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemi/grubu, sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri/grupları olarak belirlenir. Bunların dışında kalan iş kalemleri/grupları için sorgulama yapılmaz.

-         Açıklama istenilmesi gereken iş kalemleri/gruplarına ait idarece (38.1) maddesine göre oluşturulan “sıralı analiz girdileri listesi” kullanılarak tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının % 3’üne eşit ve bu tutarın altında olan analiz girdileri tespit edilir. Bunlar için açıklama yapılması istenmez.

-         Tutarı, kar ve genel gider hariç analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olması nedeniyle sorgulamaya tabi tutulmayacak analiz girdilerinin tutarlarının kümülatif toplamının kar ve genel gider hariç analiz toplamının %15’ini aşması durumunda; en küçük tutardan itibaren kümülatif toplamda % 15’lik tutarın aşılmasına neden olan analiz girdisi belirlenecek, tutarı bu girdinin tutarından daha az olan girdiler için açıklama istenilmeyecektir.

-         Analizlerdeki işçilik girdisi, tutarları analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olsa dahi, açıklama istenilecektir. Bu aşamada yapılacak işlemlere ilişkin bir örnek KİGT 45.1.2.3. maddesinde verilmektedir. İncelenmesinde fayda görüyorum.

-         Sınır değer hesaplanır. Bu hesaplama KİK ana sayfasında (https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Vatandas/SinirDegerHesaplama.aspx) yer alan sınır değer hesaplama modülü kullanılarak yapılır.  Sınır değer hesabında teklif mektubu geçerli ve teminat mektubu uygun olan tüm isteklilerin teklifleri, herhangi başka bir sebepten değerlendirme dışı kalsalar bile, geçerli teklif gibi kabul edilir ve sınır değer hesaplama formülüne girer.

-         Yaklaşık maliyetin % 40 - % 120 aralığında geçerli teklif bulunmaması durumunda; sınır değer yaklaşık maliyetin % 40’ıdır. Yapılan hesaplama sonucunda sınır değerin yaklaşık maliyetin % 40’ının altında çıkması durumunda sınır değer yaklaşık maliyetin % 40’ı olarak belirlenir.

-         Sınır değerin altındaki teklif sahiplerinden yaklaşık maliyetin % 80’lik bölümünü oluşturan iş kalemleri/gruplarına ilişkin ayrıntılar yazılı olarak istenir. Bu çerçevede; istenen açıklamanın niteliği dikkate alınarak, isteklilere beş (5) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilir.

Yapım işlerinde aşırı düşük teklif sorgulama aşaması yukarıda da anlatıldığı üzere çok sayıda aşamadan ve çetrefilli bir takım hesaplamalardan oluşuyor. Ancak mühendislik esasına dayalı bu ihalelerde bu şekilde teknik bir prosedür işletilmesi kanımca normal kabul edilmeli. Ancak böylesi çetrefilli bir aşırı düşük teklif sorgulama süreci çok da fazla sayıda hataya sebep oluyor. Bir sonraki makalem bu süreçte idareler tarafından sık yapılan hatalarla ilgili olacak.

Ümit ALSAÇ

Kamu İhale, Kamu İhale Sözleşmeleri ve EKAP Danışmanı

(E) Kamu İhale Kurumu/Kamu İhale Uzmanı

Ücreti mukabili eğitim ve danışmanlık talepleri için:

E-posta: ualsac@gmail.com