Aşırı Düşük Teklif Sorgulamasında İdareler Tarafından Sık Yapılan Hatalar (Yapım İşleri-2)

Yapım işlerinde tekliflerin değerlendirilmesi sürecinde aşırı düşük teklif sorgulama aşamasında idareler tarafından sık yapılan hatalara ilişkin bu ikinci makalemde teklif değerlendirme aşamasında yapılan hataları irdeleyeceğim.

-                     Yaklaşık maliyetin % 80’lik kısmına giren iş kalemleri/grupları ile bunların dışındaki kalemlerin belirlenmemesi, %80’lik kısım için açıklama istenmemesi, %80’lik kısım dışında kalanlar için açıklama istenmesi:

24.02.2016 tarihli ve 2016/UY.III-618 sayılı KİK kararı

“Yapılan incelemede, ihale onay belgesinin ekinde “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” analiz girdilerinin tutarları itibariyle küçükten büyüğe sıralanmış halini gösteren “sıralı analiz girdileri tablosu”nun yer aldığı görülmüş olmakla beraber, aşırı düşük teklif açıklama isteme yazısının ekinde açıklama istenecek iş kalemleri/grupları listesinin ve açıklanması istenmeyen analiz girdileri tablosunun isteklilere gönderilmediği tespit edilmiştir. Yapılan tespitler neticesinde idare tarafından yapılan aşırı düşük teklif sorgulamasının mevzuatta yer verilen usule uygun yapılmadığı görülmektedir. Usulüne uygun yapılmayan bir aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda, istekliler tarafından yapılan aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olup olmadığının sağlıklı bir şekilde değerlendirebilme imkânı olamayacağından, açıklama istenecek iş kalemleri/grupları listesinin ve açıklanması istenmeyen analiz girdileri tablosunun isteklilere bildirilmek, ayrıca açıklanması istenen iş kalemleri arasında bulunan özel (ve varsa paçal) pozlara ilişkin analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatları da oluşturularak yazı ekinde isteklilere gönderilmek suretiyle teklifi sınır değerin altında olan isteklilerden yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenmesi gerektiği neticesine varılmıştır.”

Bu karardaki olayda idare aşırı düşük teklif sorgulama yazısı ekinde açıklama istenen %80’lik kısma giren iş kalemleri/grupları listesini isteklilere göndermediği için düzeltici işlem tesis ediliyor.

31.10.2011 tarihli ve 2011/UY.III-3655 sayılı KİK kararı

“İhale onay belgesinin eki yaklaşık maliyet cetvelinde 19 adet iş kaleminin bulunduğu, idarece yapılan aşırı düşük teklif sorgulamasında, aşırı düşük teklif olduğu tespit edilen isteklilerden 15 adet iş kalemi için açıklama istendiği görülmüştür. Kamu İhale Genel Tebliğinin 38.1 inci maddesinde belirtildiği şekilde oluşturulacak listeye göre yaklaşık maliyetin % 80’lik kısmına giren iş kalemlerinin belirlenmesi gerekirken, idarece açıklama istenecek kalemler bakımından bu doğrultuda bir belirleme yapılmadığı, açıklama istenen 15 adet iş kalemi arasında açıklama istenmesine gerek bulunmayan iş kalemlerinin de bulunduğu, açıklama istenmesi gereken bir iş kaleminin ise açıklama istenecek iş kalemleri arasına dahil edilmediği tespit edilmiştir.”

Bu karardaki olayda da idare 15 adet iş kalemi için açıklama istemiş ancak sıralı analiz girdileri listesi ve %80’lik kısım kriterine uymadan bu kalemleri belirlediği için düzeltici işlem tesis ediliyor.

-                     Açıklama istenmeyecek analiz girdilerinin isteklilere bildirilmemesi veya bu girdilerin tespitinde hata yapılması

Daha önceki makalelerimde de belirttiğim gibi idarelerin açıklama istenecek iş kalemlerini belirttikten sonra bu iş kalemlerinin analizine girerek analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olması nedeniyle sorgulamaya tabi tutulmayacak analiz girdilerini belirlemesi gerekiyor.

30.03.2016 tarihli ve 2016/UY.III-944 sayılı KİK kararı

“Kamu İhale Genel Tebliği’nde yer alan aşırı düşük tekliflerin açıklanmasına yönelik olarak isteklilere gönderilen yazılarda, Kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış birim fiyatlar ile uyumlu olmayan iş kalemleri (özel iş kalemleri, paçal iş kalemleri) için bu iş kalemlerinde bulunan analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatlarının (bu iş kalemlerinin niteliği itibariyle analiz formatı hazırlanabilir olması koşulu ile) ihale dokümanı kapsamında istekli olabileceklere verilmesi gerekmektedir. Aşırı düşük teklif sorgulama yazıları eklerinde yer alan listeler incelendiğinde, açıklama istenen iş kalemleri için girdi ve miktarların gösterildiği analiz formatlarının hazırlandığı ancak paçal iş kalemlerine ait analizlerde yer alan bazı iş kalemlerinin (örneğin 03.501 poz nolu “Ekskavatörün (100 HP) 1 saatlik ücreti”, 03.508 poz nolu “Motor greyderin 1 saatlik çalıştırılması”, 03.511 poz nolu “Traktör buldozerin 1 saatlik ücreti”) “Açıklama istenen analiz gidileri” listesinde “Girdi” olarak yer aldığı tespit edilmiştir. Birer iş kalemi niteliğinde olan ve idarece girdi olarak değerlendirilen söz konusu kalemlerin sorgulamaya konu edilmiş olmasının idarece sorgulama yapılacak iş kalemlerinin tespitinin ve açılama istenmeyecek analiz girdilerinin mevzuata uygun şekilde belirlenmediğini gösterdiği sonucuna ulaşıldığından, idarece aşırı düşük teklif sorgulamasına konu iş kalemlerinin ve açıklama istenmeyecek analiz girdilerinin mevzuata uygun şekilde belirlenip aşırı düşük teklif sorgulama işleminin yenilenmesi gerektiği anlaşılmıştır.”

Bu karardaki olayda da idare paçal iş kalemlerinde (birden fazla iş kalemini içeren hibrid iş kalemi) analizde yer alan iş kalemlerini, bu iş kalemlerinin analizine girmeden, bütün olarak girdi olarak kabul ederek açıklama istenecek ve istenmeyecek girdi listesini oluşturmuş ve bu nedenle düzeltici işlem tesis ediliyor.

26.08.2015 tarihli ve 2015/UY.III-2313 sayılı KİK kararı

“Netice itibariyle, idarece yaklaşık maliyet hesaplanması sırasında gerçekleştirilmesi gerekirken gerçekleştirilmeyen işlemlerin (sıralı iş kalemleri listesi ve sıralı analiz girdileri tablosu hazırlanması) esasen aşırı düşük teklif sorgulama aşamasında kullanılmak üzere oluşturulacak ve açıklama istenecek iş kalemleri ile bu kalemlerin bünyesinde yer alan ancak açıklama istenmeyecek analiz girdilerinin belirlenmesi amacını taşıdığı, dolayısıyla gelinen aşamada idare tarafından söz konusu liste ve tablolar oluşturulmak suretiyle açıklama istenecek iş kalemleri listesi ile açıklama istenmeyecek analiz girdileri belirlenerek aşırı düşük teklif sorgulaması işleminin yenilenmesinin mümkün olduğu sonucuna varılmıştır. Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, açıklama istenilecek iş kalemleri listesi ile açıklama istenilmeyecek analiz girdilerinin belirlenerek teklifi aşırı düşük teklif olarak belirlenen isteklilerden yeniden aşırı düşük teklif açıklama istenmesi bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.”

Bu karardaki olayda da idare yaklaşık maliyet tespiti aşamasından itibaren sıralı iş kalemleri grupları listesi oluşturulması, %80’lik kısma giren iş kalemleri ile açıklama istenmeyecek analiz girdileri tespitini yapmamış. Teklif değerlendirme aşamasında açıklama istenmeyecek analiz girdilerinin belirlenmesi de dahil bu eksikliklerin giderilerek sorgulamanın yeniden yapılması yönünde düzeltici işlem tesis ediliyor.

-                     Özel/Paçal İş Kalemlerinin Analiz Formatının Usulüne Uygun Hazırlanmaması/Verilmemesi

         KİGT’de özel ve paçal iş kalemi “Kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış birim fiyatlar ile uyumlu olmayan iş kalemleri (özel iş kalemleri) ile idarelerce tasarlanan ve birden fazla iş kalemini ihtiva eden iş kalemleri (paçal iş kalemi)” olarak tanımlanıyor. Esasen bunlara ilişkin analiz formatlarının ihale dokümanında verilmesi gerekiyor. Ancak, doküman kapsamında verilmeyen bu analiz formatlarının aşırı düşük teklif sorgulama aşamasında sorgu yazısı ekinde verilmesi de kabul ediliyor. Bu tür iş kalemlerinin analiz formatları ve analiz girdilerinin hazırlanması ile açıklama istenecek analiz girdilerinin belirlenmesinde yapılan hatalar da aşırı düşük teklif sorgulama ve değerlendirme sürecini uzatıyor. Örnek kararlara bakalım.

08.03.2017 tarihli ve 2017/UY.I-750 sayılı KİK kararı

“açıklama istenilecek paçal iş kalemlerinin analizlerinin birçok alt iş kaleminden oluşturulmak suretiyle hazırlandığı ancak bahse konu iş kalemlerinin tüm temel girdilerine kadar ayrıştırılmadıkları, açıklama istenilmeyecek analiz girdilerinin, bu iş kalemleri baz alınarak düzenlendiği,….

Açıklama istenilecek paçal iş kalemlerine ait birim fiyat analizlerinin temel girdilere (işçilik, mazot, dinamit vb. diğer malzeme girdileri, makine amortismanı vb. makine girdileri) kadar ayrıştırılarak yapılması… gerekmektedir.”

Bu karardaki olayda idare paçal iş kalemlerinin analizlerini en alt girdilere kadar ayrıştırmadan isteklilere gönderdiği için hata yapmış. Bu tür iş kalemlerinin analizleri en alt girdilere kadar ayrıştırılması suretiyle analiz toplamının  %3 ve altında kaldığı için açıklama istenmeyecek analiz girdilerinin belirlenmesi gerekiyor.

Ankara 12. İdare Mahkemesinin 12.01.2017 tarihli ve E:2016/5039, K:2017/75 sayılı kararı:

“Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45.1.4. maddesinin son fıkrası uyarınca özel ve paçal iş kalemlerinin, analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatlarının, ihale dokümanı kapsamında istekli olabileceklere verilmesi gerektiğinden ve davacı şirketin istekli olabilecek nitelikte bulunduğu uyuşmazlık konusu ihalede söz konusu analiz formatlarının istekli olabileceklere verilmediği anlaşıldığından, davacı şirketin itirazen şikâyet başvurusunun reddine ilişkin dava konusu Kurul kararında hukuka uyarlık görülmemiştir...”

Bu karardaki olayda şikayetçi istekli olabilecek statüsünde yani ihaleye teklif vermemiş. Bu şikayetçinin özel ve paçal iş kalemlerine ilişkin analiz formatlarının ihale dokümanı kapsamında verilmesi gerekirken verilmemesi iddiasını KİK teklif değerlendirme sürecinde telafi edilebileceği gerekçesiyle uygun bulmamasına karşın idare mahkemesi bu eksiklikten dolayı ihalenin iptaline karar veriyor. Bu kararın Danıştay 13. Dairesi tarafından KİK lehine bozulacağını tahmin ediyorum.

-         Sınır Değerin Yanlış Tespit Edilmesi

         Bu hatanın sebebi genel olarak ya yanlış N katsayısı kullanılmasından ya da geçerli teklif bedellerinin yanlış girilmesinden veya geçerli olmayan bir teklifin geçerli kabul edilmesinden kaynaklanıyor. Ama bu hata ağırlıklı olarak düzeltici işlem tesisi ile giderilebiliyor.

18.04.2016 tarihli ve 2016/UY.I-1099 sayılı KİK kararı

“Bu durumda yeni sınır değer 25.015.255,53 TL olup, yeni sınır değere göre aynı firmaların aşırı düşük teklif olduğu, düzeltici işlem belirlenmesi gerekmekle birlikte ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibinin başvuru sahibi olan Erhan Özhan - Tetiş Yapı İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. olduğu, esasa etkili bir aykırılık olmadığı anlaşılmıştır.”  Bu karardaki olayda bir isteklinin teklifinin geçersiz olduğu tespiti yapılmakla birlikte, hesaplanan yeni sınır değer sonucu aynı istekliler sınır değerin altında kaldığı için esasa etkili aykırılık olmadığı tespiti yapılıyor.

10.02.2016 tarihli ve 2016/UY.III-466 sayılı KİK kararı

“Yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler çerçevesinde, 25.11.2015 tarihli ve 2015/MK-481 sayılı Kamu İhale Kurulu kararı sonrasında idarece tesis edilen işlemler incelendiğinde, Ada İnş. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklif geçerlilik süresinin uzatılması ve geçici teminat istenilmeksizin, bilgi eksiliği kapsamında, teklif zarfında yer alan belgelerden iş deneyim belgesi, ticaret sicili gazetesi ve imza sirkülerinde imza bulunmaması şeklindeki eksikliğin tamamlatıldığı ve bunun üzerine anılan isteklinin teklifi geçerli kabul edilerek anılan isteklinin teklifinin sınır değer hesabına dahil edildiği anlaşılmakta olup, Ada İnş. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklif geçerlilik süresinin uzatılması ve geçici teminat istenilmeksizin, anılan isteklinin teklifinin geçerli sayılması yönündeki işlemin mevzuata aykırı olduğu anlaşılmıştır.”

Bu karardaki olayda da teklif geçerlilik süresi ve geçici teminat mektubu süresini uzatmadan bilgi eksikliği tamamlatılan bir isteklinin teklifinin geçerli kabul edilerek sınır değer hesabına katılması mevzuata aykırı kabul ediliyor.

-         İşçilik Girdisi için Açıklama İstenmemesi

        

KİGT’ne göre işçilik girdisi analiz toplamının %3’ünden düşük dahi olsa mutlaka açıklanması gereken girdiler arasında sayılması gerekiyor. Bu girdi için de saatlik asgari ücretin altında bedel öngören isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması zorunlu. Bu girdi için açıklama istenmemesi düzeltici işlem tesisi yoluna gidilmesiyle gideriliyor.

08.03.2017 tarihli ve 2017/UY.III-778 sayılı KİK kararı:

“Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45.1.2.2’nci maddesinde iş kalemi analizleri ve alt analizlerinde yer alan bütün işçilik girdilerinin girdi tutarının analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olmasına bakılmaksızın açıklama istenilecek girdiler arasında gösterilmesi gerektiği açıklanmıştır. Bu itibarla, aşırı düşük teklif açıklaması ekinde isteklilere verilen açıklama istenilecek iş kalemlerinin analizlerinde yer alan ve yukarıda belirtilen girdilerin analizinde işçilik girdilerinin yer aldığı, söz konusu girdilerin açıklama istenilmeyecek girdiler olarak belirlendiği, ancak yukarıda yer verilen Tebliğ maddesi uyarınca içerisinde işçilik girdisi barındıran pozlarda yer alan işçilik girdilerinin açıklama istenecek girdiler olarak belirlenmesi gerektiği, yukarıda sayılan girdilerin idarece açıklama istenmeyecek girdiler olarak belirlenmesi ile işçilik girdilerinin açıklama istenilmeyecek girdi olarak belirlenmesi sonucunu doğurduğu anlaşılmıştır.”

Bu karardaki olayda açıklama istenmeyecek bazı pozların tarifi içerisinde işçilik yer aldığı için bu pozlarla ilgili açıklama istenmemesi mevzuata aykırı bulunuyor.

26.01.2017 tarihli ve 2017/UY.I-328 sayılı KİK kararı:

“Bu itibarla, aşırı düşük teklif açıklaması ekinde isteklilere verilen İM-BF-004 poz numaralı iş kaleminin analizlerinde yer alan “Zayiat” girdisinin analizinde yukarıda yer alan işçilik girdilerinin yer aldığı, zayiat girdisinin açıklama istenilmeyecek girdi olarak belirlendiği, ancak yukarıda yer verilen Tebliğ maddesi uyarınca içerisinde işçilik girdisi barındıran pozlarda yer alan işçilik girdilerinin açıklaması istenecek olarak belirlenmesi gerektiği, idarece zayiat girdisinin açıklanması istenmeyecek girdi olarak belirlenmesi ile işçilik girdilerinin açıklaması istenilmeyecek girdi olarak belirlenmesi sonucunu doğurduğu anlaşılmıştır.”

Bu karadaki olayda da bir öncekindeki gibi içinde işçilik girdisi yer alan bir girdinin açıklama istenmeyecek girdi olarak kabul edilmesi mevzuata aykırı bulunuyor.

         Yapım işleri ihalelerinde aşırı düşük teklif sorgulama aşamasında idareler tarafından sık yapılan hatalar genel hatlarıyla böyle. İhalelere katılan isteklilere önerim eğer yapılan sorgulamada bu tür hatalar varsa idareye başvurarak bu hataların giderilmesini talep etmeleridir. Aksi takdirde, şikayet ve itirazlar sonucu ihale süreçleri gereksiz bir şekilde uzayacaktır. 

Ümit ALSAÇ

Kamu İhale, Kamu İhale Sözleşmeleri ve EKAP Danışmanı

(E) Kamu İhale Kurumu/Kamu İhale Uzmanı

Ücreti mukabili eğitim ve danışmanlık talepleri için:

E-posta: ualsac@gmail.com